Une signature électronique imprimée est-elle valide ?
Les technologies émergentes ont commencé à brouiller les frontières entre les mondes papier et numériques. Si le processus de signature était auparavant simple : signer, organiser, puis archiver les documents papier dans un dossier, maintenant les documents papier et numériques sont facilement mélangés pour des raisons d’efficacité et d’expédition. Nous sommes sûrs qu’il vous est déjà arrivé d’accepter un contrat ou une offre reçus par e-mail, de l’imprimer, de le signer, puis de le scanner et de le renvoyer par e-mail. C’est beaucoup plus rapide. Cependant, les risques juridiques que cette pratique pourrait entraîner sont moins connus.
Signature manuscrite scannée – quelle est sa valeur juridique ?
La valeur juridique d’une signature manuscrite scannée (et stockée au format numérique) peut facilement être contestée devant un tribunal, car elle n’est pas reconnue comme une signature électronique par certaines jurisprudences. Donc, en cas de litige, la version scannée du contrat devra être documentée par d’autres preuves supplémentaires. De plus, dans le monde papier, l’original du document revêt beaucoup d’importance. Par exemple, l’article 1325 du Code civil luxembourgeois indique que les actes sous seing privé doivent être rédigés en autant d’originaux qu’il y a de parties, mais prévoit une exception en ce qui concerne les actes privés signés par voie électronique.
« Si aucun original portant des signatures physiques n’est échangé et compilé par la suite, les parties n’ont en leur possession que des copies PDF des documents portant une copie d’une signature manuscrite. En cas de litige, ces documents ne constituent qu’un commencement de preuve par écrit, ce qui n’est pas toujours conseillé compte tenu des montants en jeu. » – Anne Reuland, Chief Legal & Regulatory Officer, LuxTrust.
Signature électronique imprimée – quelle est sa valeur juridique ?
À l’instar d’une signature manuscrite qui perd sa valeur juridique lorsqu’elle est scannée, une signature électronique perd sa valeur lorsqu’elle est imprimée. En fait, la signature électronique n’est pas le signe/l’image que nous voyons sur le fichier PDF. C’est l’algorithme cryptographique qui « gèle » le document. En l’imprimant, le mécanisme est perdu. Il ne peut plus être vérifiable et la signature ne peut pas être validée. Ce qui reste visible, c’est le filigrane de signature électronique qui n’a pas de valeur juridique et peut être facilement falsifié. En outre, il n’existe aucune confirmation et preuve concernant l’identité du signataire. Après avoir entièrement signé le document numérique, les signataires doivent savoir que la version électronique du document signé par voie électronique correspond à « l’original » du document.
« L’impression du document signé par voie électronique peut être utile pour vos dossiers personnels, mais le document imprimé ne bénéficie pas des mécanismes électroniques qui permettent de protéger l’intégrité du document, ni des moyens de vérifier la validité des différentes signatures électroniques qu’il contient. » – Anne Reuland, Chief Legal & Regulatory Officer, LuxTrust.
Le cycle de vie de la signature électronique : archivage numérique et conservation à long terme
La plupart des entreprises ont déjà mis en place un système d’archivage de documents papier, mais cela n’est pas compatible avec les signatures et les documents numériques. Alors que les documents de faible importance peuvent être stockés sur des serveurs pendant une courte période, il peut être très important de protéger et d’archiver les documents pendant des périodes plus longues, de sorte qu’un stockage et un archivage appropriés sont nécessaires.
Des services tels que la conservation à long terme de la signature électronique et l’archivage électronique avec une valeur probante ont été développés pour répondre à ce besoin. La deuxième option, bien qu’il ne s’agisse pas encore d’un service conforme au Règlement eIDAS*, garantit qu’un document est stocké de manière à garantir son intégrité et sa disponibilité en cas de litige juridique. Elle fournit des preuves concernant l’intégrité des documents au moment de leur importation dans l’archive et pendant la période d’archivage. La première option est un service reconnu et conforme au Règlement eIDAS, qui cible le mécanisme de signature électronique et fait référence à la maintenance des signatures et des documents signés afin de garantir leur validité pendant une période illimitée et au-delà de la période de validité des certificats des signataires.
En fonction de l’importance des documents signés, l’ensemble du cycle de vie (de la création, la validation à la conservation) de la signature électronique et du document numérique doit être pris en compte pour s’assurer que les documents respectifs restent disponibles et valides pendant la période demandée.
*à inclure dans la version modifiée du Règlement eIDAS2.
**Cet article a été écrit à l'origine en anglais et a été traduit en français.
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