1. Quelles sont les exigences et les meilleures pratiques de votre secteur d'activité ?

Bien que la question soit assez générale, elle nécessite d'analyser votre marché de façon approfondie, notamment les actions de vos concurrents. Vous pouvez ainsi étudier les meilleures pratiques actuelles et identifier les tendances futures afin que votre solution de signature électronique puisse répondre aux exigences commerciales d'aujourd'hui et de demain.

2. Quels types de documents doivent être signés électroniquement ?

Vous devez certes garder un œil sur les tendances et les pratiques du marché, mais ce n'est pas pour autant que vous devez négliger votre propre organisation. En collaboration avec vos services Risques, Conformité et Juridique, commencez par réaliser un audit interne de vos procédures et documents afin d'analyser ceux qui pourraient et devraient être numérisés et dans quelle mesure. C'est également l'occasion de déterminer les niveaux de signatures électroniques adaptés à chaque type de documents et d'identifier les personnes clés qui signeront ces documents au nom de votre entreprise. N'oubliez pas que vous devrez probablement équiper ces signataires d'une identité électronique et des informations appropriées pour qu'ils puissent signer par voie électronique.

3. La solution de signature électronique vous permet-elle de signer tous les types de documents dont vous avez besoin conformément à la législation en vigueur ?

Au cours de votre audit interne, vous avez peut-être découvert que vous aviez besoin de différents types et niveaux de signature électronique. Mais le fournisseur choisi est-il autorisé à fournir tous ces services et en mesure de le faire ? L'idéal serait de trouver un prestataire de services de confiance « tout-en-un ». Vous éviterez ainsi de travailler avec plusieurs fournisseurs et de mettre en œuvre des systèmes différents sur le long terme. Pour rappel, seuls les prestataires de services de confiance qualifiés eIDAS sont habilités à fournir des services de confiance qualifiés tels que la signature électronique qualifiée, le cachet électronique qualifié et l'horodatage qualifié. La liste de confiance de l'UE est la meilleure source pour vérifier si le fournisseur de signature électronique choisi est autorisé à fournir le niveau qualifié.

4. La solution de signature électronique est-elle compatible avec d'autres applications et systèmes (intégrés ou non) ?

Vous pouvez tester à présent les fonctionnalités de la solution de signature électronique. Vous devez également demander à vos équipes informatiques de vous aider et de poser des questions plus techniques au prestataire. L'une des fonctionnalités les plus importantes d'une solution de signature électronique est sa capacité à s'intégrer facilement et à fonctionner avec vos applications actuelles (développées en interne ou fournies par d'autres prestataires de services), telles que : Microsoft Azure, Sharepoint, etc. L'interopérabilité est essentielle pour sécuriser les échanges et garantir le bon fonctionnement de vos flux de travail.

5. La solution fournit-elle des services de validation de signature électronique ou de préservation à long terme ?

Lors de la mise en œuvre d'une solution électronique, les entreprises doivent également se concentrer sur les services requis pour renforcer et étayer la signature électronique. Nous faisons référence ici non seulement à l'horodatage et au cachet électronique, mais également à la validation de la signature électronique et à sa préservation à long terme. Le service de validation vous permettra de vérifier la validité de la signature électronique, quels que soient ses émetteurs. Le service de préservation à long terme vous aidera à prolonger la durée de validité d'une signature électronique. Ces services sont relativement nouveaux et mal maîtrisés, c'est pourquoi peu de prestataires de services de confiance sont en mesure de les proposer.

L'intégration d'une nouvelle solution numérique est un travail collectif où plusieurs équipes internes apportent leurs différentes expertises, discutent et échangent en vue d'aboutir à un résultat. Cela nécessite également un partenariat étroit et sincère avec un fournisseur de services de confiance. Ce dernier peut et doit vous conseiller et vous présenter des solutions couvrant tous les aspects et scénarios possibles liés aux signatures électroniques.

LuxTrust est un prestataire de services de confiance qualifié figurant sur la liste de confiance de l'UE et autorisé à fournir la suite complète de services qualifiés eIDAS. Ces services sont disponibles sur notre hub de services de confiance eIDAS , une plateforme modulaire qui vous permet de mettre en œuvre les meilleures solutions de signature électronique adaptées aux besoins de votre entreprise. Si vous souhaitez discuter avec nos experts, contactez-nous ici !