Witte papier | 5 gangbare handelswijzen om te vermijden
De mens is een gewoontedier. We ontwikkelen rituelen en gewoontes voor tal van dingen, zoals hoe we ‘s ochtends het ontbijt klaarmaken of ons ‘s avonds voorbereiden op het slapengaan. Gewoontes hebben een geruststellende werking en bieden houvast. Ze helpen ons bovendien te voorspellen wat er gaat gebeuren en dat geeft ons het gevoel dat we de dingen onder controle hebben. Voor sommige gewoontes geldt dat ze het waard zijn om er een leven lang aan vast te houden, voor andere zou het echter beter zijn dat ze evolueren en met de tijd meegaan.
Aangezien gewoontes ook invloed hebben op de manier waarop we werken en zakendoen, behandelen we in deze whitepaper de vijf meest voorkomende handelswijzen (of beter gezegd ‘fouten)* die we hebben waargenomen bij het maken van de overstap van het met de hand, naar het elektronisch ondertekenen van PDF-documenten.
Het met de hand ondertekenen op papier zit dusdanig diepgeworteld in ons handelen en denken, dat we ervan uitgaan dat dit ook wel zo in de digitale wereld zal werken. We vinden het eigenlijk niet meer dan logisch dat digitale documenten van een handtekening worden voorzien; zonder handtekening hebben we het gevoel dat er iets niet klopt. Echter, voor het digitaal ondertekenen gelden eigen regels en methodes die het zetten van de gangbare handtekening volledig overbodig maken. Door van deze zienswijze af te stappen, zal de overstap van papier naar een digitaal proces dan ook soepeler en veiliger verlopen.
Dit zijn de belangrijkste vragen die we zullen behandelen:
#1 Is het bij het ondertekenen van een digitaal document nodig om iedere pagina te voorzien van een paraaf (paraferen)?
#2 Is het zinvol om een digitaal document te voorzien van meerdere elektronische handtekeningen van één en dezelfde ondertekenaar?
#3 Moet een elektronische handtekening eruitzien als een handgeschreven handtekening?
#4 Is een geprinte elektronische handtekening nog steeds geldig?
#5 Mag je een digitaal document voorzien van zowel handgeschreven, alsook elektronische handtekeningen?
* Op technologisch vlak verwijzen we hier naar de handelswijzen die het vaakst werden waargenomen bij het gebruik van elektronische handtekeningen van PAdES-format waarvoor een certificaat werd gebruikt.